Åpenhetsloven - redegjørelse

Bakgrunn

Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold («Åpenhetsloven») trådte i kraft 1. juli 2022. 4Service Gruppen AS sine datterselskaper (i felleskap referert som «4Service») er omfattet av loven jf. Åpenhetsloven §§2 og 3.

Åpenhetsloven §4 pålegger 4Service å utføre aktsomhetsvurderinger med formål å identifisere faktiske og mulig negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold jf. §4 litra a – f. Etter lovens §5 skal aktsomhetsvurderingene årlig offentliggjøres gjennom en årlig redegjørelse. Det har blitt besluttet at redegjørelsen for 2024 skulle utarbeides på konsernnivå, ref beskrivelse gitt i neste punkt.

Dette dokumentet inneholder en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene som er blitt uført fra 1.juli 2023 til 1.juni 2024. Formålet med redegjørelsen er å gi allmennheten innsikt i nøkkelfunnene fra aktsomhetsvurderingene, og hvilke tiltak som er blitt gjort eller som planlegges.

Generell beskrivelse av virksomheten

4Service Holding AS er morselskap i konsernet 4Service. 4Service Holding AS har ingen ansatte, og er morselskapet til 4Service Gruppen. 4Service Gruppen har følgende datterselskaper:

4service Facility AS (990 035 946)
4Service Catering AS (822 062 482)
4Service Landanlegg AS (996 164 748)
4Service AS (997 649 117)
4Service Eir Renhold AS (917 719 993)
4Service Offshore AS (994 835 904)
4Service Offshore Hotels AS (916 776 306)

Den videre redegjørelsen vil være utarbeidet på konsernnivå for å sikre en helthetlig og omfattende rapportering i samsvar med Åpenhetsloven. Tjenester som 4Service leverer blir ofte gjort på tvers av eller i samarbeid med de forskjellige divisjonene i konsernet. Majoriteten av leverandører som er inkludert risikokartleggingen blir brukt av alle divisjonene. De forskjellige selskapene har felles støttefunksjoner ansatt i 4Service AS, og det er på grunnlag av dette besluttet at redegjørelsen skulle utredes for konsernet som helhet.

Organisering

4Service Holding AS er morselskap i konsernet 4Service Holding der virksomheten omfatter Facility Service tjenester, personalrestauranter, restauranter, coworking, catering, renhold, samt leveranse av forpleiningstjenester, kjøkkendrift og beslektet virksomhet på anleggscamper, fartøyer og offshore-installasjoner. Konsernets hovedkontor er lokalisert i Oslo, men har virksomhet i store deler av Norge og også utenfor Norges landegrenser.

Food and Facilities drives under merkenavnene De 3 Stuer, Ekre, Søtt+Salt og Gastro. I tillegg er det etablert skreddersøm på merkevare i samarbeid med kundene på fullservice kontrakter, med blant annet tjenester som restauranter, events og coworking som har etablert seg under merkenavnet INC og Servert. Food and Facilities marked er i Norge og virksomheten opereres i hele landet med flere avdelinger.

Cleaning and Maintenance drives under merkenavnet Eir Renhold, hvor det leveres renholds- og vedlikeholdstjenester i Norge, samt noen mindre kantiner under merkenavnet Eir Service.

Accommodation omfatter forpleiningstjenester, hvor den landbaserte delen består av Camp som leverer anleggshotell med merkenavnet 4Service. Offshorevirksomhet som omfatter kontrakter hvor selskapet leverer forpleining på forskjellige rigger på norsk- og utenlandsk sokkel, leveres med merkenavnet 4Service.

Forankring

4Service styres av verdiene: respekt, rettferdighet, åpenhet og inkludering. Det er avgjørende for selskapet at våre tjenester blir tilbydd og utført på en ansvarlig måte. For å oppnå dette er det avgjørende å etablere systemer som ivaretar integritet, ansvarlighet og etterlevelse av lovverket på tvers av hele organisasjonen.

Konseptet om ansvarlig virksomhet er forankret hos ledelsen. Dette er blitt formalisert i egen prosedyre i 2022 – «Transparency Act (Åpenhetsloven) Prosedyre». Prosedyren består av rutiner for iverksettelse og oppfølging av tiltak etter funn av faktiske eller mulige konsekvenser av brudd på anstendige arbeidsforhold eller menneskerettigheter i virksomheten. Prosedyren beskriver hvordan 4Service skal gå frem i håndteringen av slike konsekvenser og hvem som er ansvarlig for å følge opp tiltakene internt.

4Service har utarbeidet en «Human Right Policy» for å etablere selskapets standpunkt om menneskerettigheter. Policyen er basert på «Verdenserklæringen om menneskerettigheter», «FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter» og «Den internasjonale arbeidsorganisasjonens erklæring om grunnleggende prinsipper og rettigheter på jobben».

4Service har utarbeidet etiske retningslinjer - «Code of Conduct» - som alle leverandører må slutte seg til. Retningslinjene stiller krav til at leverandører og 4Service må fremme gode arbeids- og miljøforhold, og dekker grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø. Retningslinjene skal underskrives sammen med kontrakten som inngås med leverandørene.

For å kunne avdekke forhold som medfører risiko for eller faktiske negative konsekvenser av anstendige arbeidsforhold eller menneskerettigheter er en klagemekanisme nyttig og vesentlig. 4Service har allerede utarbeidet retningslinjer og prosedyrer for å håndtere varslinger som en integrert del av HMS-arbeidet. Ansatte er gjort kjent med muligheten til og hvordan de kan varsle via personalhåndbok, opplæringsmodul og varslingsplakater på forskjellige lokasjoner.

Resultater fra aktsomhetsvurderinger

Konsern

Gjennom en grundig aktsomhetsvurdering har vi identifisert at det foreligger enkelte tilfeller av brudd i konsernet ved at det er planlagt overtid. For å redusere risikoen for at dette skjer igjen, har vi iverksatt flere tiltak, inkludert økt bevisstgjøring, opplæring og forbedret arbeidsplanlegging. Vi tar dette alvorlig og arbeider kontinuerlig med å forbedre våre rutiner og praksis.

Alle selskapene i vårt konsern har i 2023 blitt sertifisert innenfor ISO 9001, 14001 og 45001. Disse standardene spiller en avgjørende rolle for å etablere gode rutiner og sikre høy kvalitet i vårt arbeid. Standardene sikrer at selskapet har klare retningslinjer, bærekraftige praksiser og rutiner for å identifisere farer, og forebygge ulykker og sykdommer samt skape en trygg arbeidsatmosfære. Dette sikrer at vi ikke bryter med noen grunnleggende menneskerettigheter, som retten til et trygt og helsefremmende arbeidsmiljø.

Størstedelen av våre ansatte lønnes etter tariff, og vi har robuste HR- og lønnssystemer som sikrer at alle mottar riktig betaling i henhold til gjeldende avtaler. Disse systemene oppdateres jevnlig for å holde tritt med endringer i lover og regler.

Vi arbeider aktivt med å opprettholde disse standardene og fortsette å forbedre våre arbeidsforhold. Sammen skaper vi et trygt, ansvarlig og produktivt arbeidsmiljø.

Leverandører

4Service er avhengig av leverandører for å kunne yte våre tjenester med kvalitet. Variasjonen av leverandører og varer medfører en høyere risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Det er i løpet av kartleggingen blitt gjort klart at majoriteten av risiko foreligger i leverandørkjeden.

I vårt arbeid med Åpenhetsloven og aktsomhetsvurderinger har 4service benyttet seg av Factlines. Virksomheten har siden 2021, årlig utført en informasjonsinnsamling fra leverandører i form av egenrapportering. Spørsmålene i egenrapporteringen dekker kravene i FNs Global Compact, leverandørenes kjedeinnsikt og oppfølgingspraksis, i tillegg til deres vurdering av risiko knyttet til brudd på etiske retningslinjer i de aktuelle produksjonsland. Innhentningen gir grunnlag for analyse om god praksis for å overholde Åpenhetsloven, lov om offentlige anskaffelser §5 og virksomhetens egne kontraktsbestemmelser.

Etter samarbeid mellom innkjøps-, kvalitets- og complianceavdelingen ble til sammen 58 leverandører og samarbeidspartnere Bedt om å gjennomføre egenrapporteringen i Factlines. Leverandørene som ble forespurt ble valgt som følge av et eller flere av følgende kriterier:

Størrelse på omsetning til/fra 4Service
Varegruppe med kjent risiko
Opprinnelsessted med kjent risiko
Produksjonssted med kjent risiko

Selskapets leverandører har signert våre retningslinjer («Code of Conduct») og er pålagt å opptre i henhold til disse, inkludert at de selv må sikre sin produksjon, sine innkjøp og leveranser samt at de årlig må besvare egenrapportering. Dersom egenrapporteringen, manglende egenrapportering eller andre indikatorer gir signaler om avvik blir disse fulgt opp gjennom henvendelser til leverandør. Avvik kan, avhengig av omfang og risiko, føre til opprettelse av forbedringsprosjekter, der vi samarbeider med leverandører og andre aktører i kjeden for å implementere endringer.

Våre aktsomhetsvurderinger har avdekket funn knyttet til våre leverandører, men disse funnene medfører verken faktisk eller potensiell risiko for brudd på anstendige arbeidsforhold eller menneskerettigheter. Systemet har identifisert to leverandører med høy risiko, hvor risikoen er relatert til manglende styrende dokumenter og utilstrekkelig oppfølging av egen leverandørkjede. I tillegg har vi funnet tre leverandører med medium risiko, også knyttet til manglende styrende dokumenter og oppfølging av leverandørkjeden. 4Service er i dialog med leverandørene for å implementere nødvendige dokumenter og systemer. For å redusere risiko og sikre bedre etterlevelse av våre retningslinjer.

En vareleverandør, som systemet definerer som lav risiko, har informert oss om at en av deres underleverandører er under etterforskning for menneskesmugling, i Finland. Leverandøren tar situasjonen på høyeste alvor og har satt i gang gransking på eget initiativ for å sikre at alle retningslinjer og lovkrav blir opprettholdt. 4Service er i dialog med leverandøren og i forbindelse med granskingen og vil sikre at det eventuelt bli iverksatt tiltak dersom det blir gjort noen funn.

Andre/mindre leverandører

For leverandører som selskapet kjøper varer eller tjenester av for mindre enn
500 000 kroner årlig har konsernet etablert et eget leverandørrevisjonsprogram. Dette programmet gjelder spesielt for leverandører innenfor bransjer som er definert gjennom DFØs høyrisikoliste. I løpet av våren 2024 ble tre leverandører gjenstand for revisjon.

Resultatene fra revisjonen viser at det ikke ble avdekket faktiske forhold eller høy risiko for brudd på anstendige arbeidsforhold og grunnleggende menneskerettigheter blant disse leverandørene. Imidlertid har vi identifisert at to av leverandørene mangler nødvendig dokumentasjon, spesielt knyttet til timeføring og andre styrende prosesser. Vi vil etterspørre denne dokumentasjonen for å hjelpe leverandørene med å forbedre sin praksis.

Det er verdt å merke seg at disse mindre leverandørene ikke er inkludert i Factlines’ egenrapportering, da denne prosessen er for omfattende med tanke på størrelsen til disse leverandørene.

Tiltak

Iverksatte tiltak

Som en del av vårt arbeid med Åpenhetsloven gjennomføres en Factlines leverandørevaluering av potensielle leverandører med estimert omsetning inn til 4Service overstigende kr 500 000, før eventuell avtaleinngåelse. Dette har resultert i en forbedring av risikobildet til potensielle leverandører. Dette har påvirket hvilke leverandører vi velger å inngå avtaler med, da vi får bedre innsikt og kan ta mer informerte beslutninger.

I tillegg er det etablert nytt revisjonsprogram for mindre leverandører. Dette programmet sikrer at mindre leverandører blir nøye vurdert og fulgt opp for å opprettholde høy kvalitet og etterlevelse av våre standarder.

Selskapet utfører revisjoner jevnlig av våre dokumenter og rutiner for å sikre at de overholder kravene i åpenhetsloven og følger beste praksis. Gjennom disse revisjonene identifiserer vi eventuelle avvik og muligheter for forbedring. Dette bidrar til at vi kontinuerlig tilpasser oss endringer i lovgivning og opprettholder høy standard for åpenhet og etterlevelse.

Planlagte tiltak

I tillegg til å videreutvikle allerede eksisterende tiltak, har selskapet som mål å utvikle og forbedre eksisterende rutiner for å øke bevisstheten blant ansatte om selskapets forpliktelser eksempelvis ved kursing og lederfora. Vi ønsker også å styrke innrapporteringen om forhold i selskapet ved å gjøre det lettere for innrapportering ved utvikling av eksisterende rutiner for avviksregistrering, slik at vi bedre kan avdekke eventuelle utfordringer. Dette vil bidra til at selskapet vil kunne avdekke eventuelle uregelmessigheter tidligere. Dette gir oss mulighet til å korrigere raskt og effektivt, og sikre at vi opprettholder høy standard for etisk og ansvarlig drift.

Samtidig følger vi nøye med på lovendringer, inkludert direktivet CSDDD. Når dette direktivet blir gjeldende, vil vi aktivt arbeide for å sikre at vi oppfyller alle krav som fremkommer. Dette inkluderer nødvendige tilpasninger i våre prosesser, dokumentasjon og rutiner.

Redegjørelsen er signert av daglig leder og styret i alle konsernselskapene:

For spørsmål eller henvendelser relatert til Åpenhetsloven kan du ta kontakt via e-post til: aapenhetsloven@4service.no